02 Wat is een interne audit?

Wat is de bedoeling van een interne audit? 

Binnen de Tintengroep werken we continu aan de kwaliteit van de dienstverlening voor onze klanten. Door middel van interne audits wordt gekeken of de afspraken en processen verlopen zoals bedoeld en ook of het werkt in de praktijk. Tijdens een audit staat een thema of één of meerdere processen centraal. Een audit brengt in beeld wat er goed gaat maar ook wat de problemen, risico’s en verbetermogelijkheden zijn. Als organisatie leren we van de uitkomsten van interne audits en treffen we verbetermaatregelen. Zo werken we continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening.  

Hoe werkt een interne audit?  

De afdeling Kwaliteit coördineert de interne audits binnen de Tintengroep. In overleg met het Tintenteam worden ieder jaar op basis van de actualiteit de onderwerpen en de deelnemende werkorganisaties vastgesteld. De vastgestelde interne audits worden voorbereid binnen de afdeling Kwaliteit. De auditcoördinator stelt een auditplan op en selecteert medewerkers die geaudit worden (auditees). Dit laatste gebeurt willekeurig, waarbij vaak rekening wordt gehouden met een of meerdere criteria, bijvoorbeeld een goede verdeling van auditees over functiegroepen. De auditees worden door hun leidinggevende op de hoogte gesteld van de audit, waarna zij een uitnodiging ontvangen voor een auditgesprek.  

Hoe werkt een auditgesprek? 

De audit wordt uitgevoerd door het interne auditteam. Dit team bestaat uit collega’s van verschillende werkorganisaties en verschillende functies. De auditor komt langs bij de werkorganisatie. Een auditgesprek duurt ongeveer een uur. Auditor en auditee stemmen onderling de precieze locatie af. Het is fijn als zij de beschikking hebben over een ruimte waar ze ongestoord kunnen zitten. Verder is het van belang dat de auditee tijdens het gesprek een laptop of computer bij de hand heeft om eventueel documenten te laten zien die met het onderwerp van de audit te maken hebben.  

Hoe gaat het na een auditgesprek? 

Na de audit maakt de auditor binnen 5 werkdagen een gespreksverslag. Dit verslag wordt ter controle opgestuurd naar de auditee. Deze heeft 5 werkdagen de tijd om hierop te reageren, daarna wordt het verslag definitief gemaakt. Individuele gespreksverslagen worden alleen gebruikt in het auditteam, ze worden niet gedeeld met de werkorganisatie. De individuele gespreksverslagen worden samengevat in een verslag voor de werkorganisatie. Dit verslag wordt besproken met het managementteam van de werkorganisatie. Waar nodig worden verbeteracties ingezet. Terugkoppeling van de auditbevindingen en de acties aan auditees en teams verloopt via het management van de werkorganisatie. 

Tot zover de toelichting! Heb je nog vragen of opmerkingen over interne audits? Neem dan contact op met de afdeling Kwaliteit! kwaliteit@tintengroep.nl.  

Éen interne audit is een onderzoek binnen een organisatie naar het goed en betrouwbaar functioneren van de organisatie. Tijdens een audit staat het controleren van één of meerdere processen centraal.

We doen interne audits om de organisatie te helpen doelen te behalen en om risico's en kansen in kaart te brengen.

We horen dus graag hoe jij denkt over bepaalde processen binnen de organisatie, zodat we waar nodig kunnen verbeteren. Je helpt ons dus vooral door eerlijk te antwoorden op de vragen.