03 Monitoring en verantwoording

We willen het juiste doen voor de inwoners van de gemeente Noordoostpolder. Daarom werken we proactief en vooruitstrevend, zodat we steeds met een goed onderbouwd plan aan de slag gaan. Daarbij passen we in alle lagen van de organisatie de PDCA-cyclus toe: op organisatieniveau bij het bepalen van de koers en strategische keuzes, op teamniveau bij de samenwerking en uitvoering, en op het niveau van de individuele medewerker bij het professioneel en zorgvuldig vormgeven van het eigen werk. Op die manier zorgen we dat onze inzet overal binnen de organisatie doelgericht, consistent en effectief is.

Voorbeeld van de PDCA-cyclus per deelgebied

Plan:
In Q4 maken we jaarplannen per resultaatgebied voor het daaropvolgende jaar.  
Do:
We voeren de doelen uit die in de jaarplannen zijn opgenomen. We werken outreachend en vraaggericht. Daarom houden we ruimte in de plannen om flexibel in te spelen op vragen en signalen van inwoners.
Check:
Elk kwartaal vindt een evaluatiebijeenkomst plaats per resultaatgebied. We kijken terug op de voortgang, beoordelen behaalde resultaten aan de hand van het registratiesysteem en kijken vooruit naar het volgende kwartaal. Opvallende signalen, trends en ontwikkelingen worden besproken in de gebiedsteams. Op organisatieniveau vertalen we de evaluaties naar onze totale inzet.
Act: 
Op basis van de evaluaties sturen we, waar nodig, onze doelen en inzet bij.

We registreren al onze inzet zorgvuldig in ons systeem. Zo krijgen we een compleet beeld van wat we doen. Deze gegevens gebruiken we zowel voor interne evaluaties als voor onze verantwoording.

In het registratiesysteem maken we onderscheid tussen verschillende vormen van ondersteuning

Individuele ondersteuning

• Informatie en advies
  Relatief eenvoudige vragen die in de meeste gevallen in één contactmoment beantwoord kunnen worden of doorverwezen worden naar een juiste partij
• Leun- en steuntraject
  Hulpvragen die om minder frequente ondersteuning vragen en waarbij de inwoner 'een steuntje in de rug' nodig heeft.
• Individueel traject
  Meer complexe hulpvragen die om procesmatige ondersteuning vragen

Collectieve ondersteuning

• Collectieve inzet
  De ondersteuning die we in groepsverband aanbieden, het kan hier gaan om een activiteit, voorlichting, training of cursus. Daar waar een collectieve vorm van ondersteuning mogelijk is, zullen we deze aanbieden. Een collectief zorgt dat we meerdere inwoners op hetzelfde moment kunnen bedienen.
• Hulp bij zelforganisatie
  De ondersteuning die we bieden aan inwoners en netwerkorganisaties bij het opzetten of behouden van eigen collectieve initiatieven, want een sterke sociale basis creëren we samen. Onze rol in is ondersteunend en coachend: we helpen inwoners of organisaties vooruit maar nemen het initiatief niet over. Voorbeelden zijn jongereninitiatieven, inwonersinitiatieven en activiteiten in samenwerking met netwerkpartners.
• Contacten
  Ook tijdens groepsactiviteiten spreken we veel inwoners individueel. Wanneer zij een vraag stellen of een signaal afgeven, registreren we dit als contact in het collectief. Voor de verantwoording tellen we deze mee bij de categorie informatie en advies.

Naast de kwartaalrapportages leveren we jaarlijks een jaarrapportage aan. Hierin verantwoorden we onze inzet van het voorgaande jaar, met zowel kwantitatieve als kwalitatieve onderbouwing. De deadline hiervoor is 15 maart.

In dit verslag blikken we terug op onze totale inzet en de impact die we hebben gerealiseerd. We laten zien hoe de verschillende resultaatgebieden samenhangen en elkaar versterken. De effecten van ons werk zijn namelijk niet strikt per resultaatgebied te scheiden: juist door samenwerking en het delen van expertise bouwen we aan een sterke sociale basis en vergroten we de bestaanszekerheid van inwoners in de gemeente Noordoostpolder.

Tegelijkertijd zoomen we in op elk resultaatgebied afzonderlijk, zodat concreet zichtbaar wordt wat de activiteiten per terrein hebben opgeleverd.