Monitoring en verantwoording

Interne PDCA-cyclus

We willen het juiste doen voor de inwoners van de gemeente Noordoostpolder. Daarom werken we planmatig, lerend en resultaatgericht volgens de PDCA-cyclus. Deze passen we toe op organisatieniveau, binnen de clusters Actieve Samenleving, Jeugd en Ondersteuning, binnen de vakgroepen (expertise) en in het dagelijks handelen van medewerkers.

Binnen de clusters en vakgroepen monitoren we resultaten, signaleren we trends en bespreken we ontwikkelingen uit de praktijk. De inzichten uit deze evaluaties gebruiken we om onze dienstverlening verder te ontwikkelen en waar nodig bij te sturen.

Vanuit Sociaal Werk Noordoostpolder en de gemeente onderhouden we korte lijnen. Periodiek bespreken we resultaten, signalen en maatschappelijke ontwikkelingen. Op deze manier ontstaat een gezamenlijke leer- en ontwikkelcyclus waarin uitvoering, beleid en maatschappelijke opgaven met elkaar verbonden blijven.

Registratie

We registreren al onze inzet zorgvuldig in ons registratiesysteem. Hierdoor krijgen we inzicht in het bereik, de aard van de ondersteuningsvragen, de ingezette ondersteuning en de resultaten die worden behaald. Deze gegevens vormen de basis voor zowel de verantwoording als de doorontwikkeling van onze dienstverlening.

Om goed zicht te houden op de verschillende vormen van ondersteuning maken we onderscheid tussen:

Individuele ondersteuning

  • Informatie en advies
  • Leun- en steuntrajecten
  • Individuele trajecten

Collectieve ondersteuning

  • Collectieve inzet
  • Hulp bij zelforganisatie

Ook tijdens groepsactiviteiten spreken we veel inwoners individueel. Wanneer zij een vraag stellen of een signaal afgeven, registreren we dit als contact in het collectief. Voor de verantwoording tellen we deze mee bij de categorie informatie en advies.

De verzamelde gegevens worden niet alleen gebruikt om resultaten inzichtelijk te maken, maar ook om trends en ontwikkelingen te signaleren. Binnen de clusters Actieve Samenleving, Jeugd en Ondersteuning worden deze gegevens ieder kwartaal geduid en besproken. Hierbij kijken we onder andere naar veranderingen in ondersteuningsvragen, de omvang van trajecten, het bereik van onze dienstverlening en signalen die wijzen op maatschappelijke ontwikkelingen.

De uitkomsten van deze analyses vormen de basis voor evaluatie, bijsturing en doorontwikkeling van onze dienstverlening. Daarnaast worden relevante signalen en trends gedeeld met de gemeente tijdens kwartaalgesprekken, zodat uitvoering, beleid en maatschappelijke ontwikkelingen blijvend met elkaar verbonden zijn.

Impact en tevredenheid

Cijfers laten zien hoeveel inwoners we bereiken, maar niet altijd welk verschil onze inzet maakt. Daarom combineren we kwantitatieve gegevens met impactmetingen, tevredenheidsonderzoeken en praktijkverhalen. Zo krijgen we inzicht in zowel het bereik als de maatschappelijke waarde van onze dienstverlening

Impactmetingen laten zien welke resultaten inwoners ervaren door onze inzet. Tevredenheidsonderzoeken geven inzicht in hoe inwoners onze ondersteuning waarderen en ervaren. Samen vormen deze gegevens een belangrijke aanvulling op de cijfers uit onze registratiesystemen.

Impact gaat voor ons niet over wat we doen, maar over het verschil dat inwoners daarvan ervaren in hun dagelijks leven.

Auteur: Impact volgens Sociaal Werk Noordoostpolder

Impactmeting en tevredenheid bij collectieve inzet

Bij collectieve activiteiten meten we zowel de ervaren impact als de tevredenheid van deelnemers. Hiervoor maken we gebruik van een vragenlijst die inzicht geeft in de effecten van de activiteit op verschillende aspecten van het dagelijks leven en de sociale participatie van inwoners. 

  1. Erkend voelen
  2. Klanttevredenheid
  3. Opgelucht voelen
  4. Netwerkversterking
  5. Activering
  6. Lichamelijke gezondheid
  7. Participatie
  8. Verbonden voelen
  9. Zelfredzaamheid
  10. Inbedding
Impactmeting individuele inzet

Bij individuele trajecten werken we met de Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM). Deze methodiek helpt ons om samen met inwoners ontwikkelpunten, doelen en voortgang in beeld te brengen. Door de ZRM bij de start en tijdens het traject te gebruiken, krijgen we inzicht in de veranderingen die inwoners ervaren op verschillende domeinen.

13 domeinen ZRM

Financiën: Ondersteuning op het gebied van financiën richt zich op het ontwikkelen van vaardigheden en stabiliteit om zelfstandig in de basisbehoeften te voorzien, inkomsten en uitgaven in balans te brengen en problematische schulden te voorkomen of op te lossen.

Werk en opleiding: Ondersteuning bij werk en opleiding is gericht op het toewerken naar betaald werk, scholing of arbeidsmatige participatie door middel van activering, training en het versterken van vaardigheden en motivatie.

Tijdsbesteding: Het bevorderen van zelfredzaamheid in tijdsbesteding vraagt om het aanbrengen van dagstructuur, het stimuleren van zinvolle of plezierige activiteiten en het herstellen van een gezond dag- en nachtritme.

Huisvesting: Ondersteuning op het gebied van huisvesting richt zich op het realiseren en behouden van een veilige, stabiele en toereikende woonruimte waarin iemand zelfstandig kan functioneren.

Huiselijke relaties: Het versterken van zelfredzaamheid in huiselijke relaties vraagt om begeleiding bij het verbeteren van onderlinge verhoudingen, het creëren van een veilige thuissituatie en het aanpakken van schadelijke of belemmerende dynamieken.

Geestelijke gezondheid: Ondersteuning op het gebied van geestelijke gezondheid richt zich op het herkennen en hanteren van psychische klachten, het bevorderen van herstel en het versterken van het dagelijks functioneren.

Lichamelijke gezondheid: Begeleiding bij lichamelijke gezondheid is gericht op het bevorderen van kennis, zelfzorg en medisch handelen, zodat iemand adequaat omgaat met lichamelijke aandoeningen of beperkingen.

Middelengebruik: Ondersteuning bij middelengebruik is gericht op bewustwording, terugdringing of beheersing van gebruik, en het voorkomen van negatieve gevolgen voor gezondheid, relaties en participatie.

Basale ADL: Ondersteuning bij basale dagelijkse handelingen richt zich op het aanleren, behouden of overnemen van taken zoals wassen, aankleden, eten en toiletgebruik om fysieke zelfzorg te waarborgen.

Instrumentele ADL (IADL): Begeleiding bij instrumentele dagelijkse handelingen helpt bij het uitvoeren en organiseren van huishoudelijke, administratieve en praktische taken die nodig zijn voor zelfstandig wonen.

Sociaal netwerk: Ondersteuning op het gebied van sociaal netwerk richt zich op het opbouwen, versterken en benutten van positieve relaties die bijdragen aan persoonlijke ontwikkeling en welzijn.

Maatschappelijke participatie: Begeleiding bij maatschappelijke participatie is gericht op het stimuleren van betrokkenheid bij georganiseerde activiteiten of organisaties, met aandacht voor belemmeringen en mogelijkheden.

Justitie: Ondersteuning binnen het domein justitie richt zich op het oplossen of beperken van juridische problemen en het bevorderen van een leven zonder strafbare feiten, zodat maatschappelijke integratie mogelijk wordt.

Tevredenheid individuele inzet

Naast het meten van resultaten vinden we het belangrijk om te weten hoe inwoners onze ondersteuning ervaren. Daarom ontvangt iedere inwoner na afronding van een individueel traject een tevredenheidsvragenlijst.

9 vragen over tevredenheid
  1. Ben je tevreden over de hulp/ondersteuning van Sociaal Werk Noordoostpolder
  2. Ben je tevreden over de manier waarop de medewerker van Sociaal Werk Noordoostpolder met jou omgaat? 
  3. Komt de medewerker van Sociaal Werk Noordoostpolder zijn of haar afspraken na? 
  4. Is de medewerker van Sociaal Werk Noordoostpolder goed bereikbaar? 
  5. De ondersteuning heeft mij geholpen om mijn doel(en) te behalen.
  6. Na het afronden van het traject kon ik zonder hulp of ondersteuning verder.
  7. Welk rapportcijfer geef je Sociaal Werk Noordoostpolder?
  8. Wat kunnen we verbeteren? (open vraag)
  9. Welk compliment wil je ons meegeven? (open vraag)

Verantwoording

Kwartaalgesprekken

Elk kwartaal bespreken we de resultaten, signalen en ontwikkelingen binnen de clusters Actieve Samenleving, Jeugd en Ondersteuning. Daarbij maken we gebruik van inzichten uit de verschillende vakgroepen, waarin de expertise van de afzonderlijke resultaatgebieden wordt onderhouden en doorontwikkeld. Deze inzichten nemen we mee in de kwartaalgesprekken met de gemeente. Naast verantwoording bieden deze gesprekken ruimte om gezamenlijk vooruit te kijken, maatschappelijke ontwikkelingen te duiden en kansen voor doorontwikkeling te bespreken.

Jaarverslag

Jaarlijks leveren wij uiterlijk 15 maart een jaarverslag aan. Hierin verantwoorden wij onze inzet aan de hand van kwantitatieve gegevens, impactmetingen en praktijkvoorbeelden. We presenteren zowel het totaalbeeld van onze dienstverlening als de resultaten per resultaatgebied. Daarbij besteden we nadrukkelijk aandacht aan de samenhang tussen de verschillende expertises en de maatschappelijke effecten die we samen realiseren.

Opbouw jaarverslag
  1. Voorwoord
  2. Over Sociaal Werk Noordoostpolder
  3. Onze totale inzet: data tellen
  4. Inzet per resultaatgebied; data tellen en vertellen
  5. Nawoord
Kwantitatieve onderbouwing (tellen) 

Voor de cijfermatige verantwoording maken we gebruik van ons registratiesysteem. Hierbij hanteren we onder andere de volgende indicatoren:

  • Aantal informatie- en adviesvragen
  • Top 5 ZRM-domeinen informatie- en adviesvragen
  • Trends individuele trajecten en leun- en steuncontacten (aantal, opgestart en afgesloten trajecten)
  • Top 5 ZRM-domeinen individuele inzet
  • Leeftijdsopbouw individuele inzet
  • Uitkomsten onafhankelijk klanttevredenheidsonderzoek 
  • Trends collectieve trajecten waarbij we onderscheid maken tussen eigen inzet en hulp bij zelfondersteuning (aantal bijeenkomsten en aantal deelnemers)
  • Impactmeting collectief, gemiddelde score op de indicatoren.

We presenteren deze data zo toegankelijk mogelijk, met gebruik van tabellen en grafieken.

Kwalitatieve onderbouwing; vertellen

Naast cijfers vinden we het belangrijk de verhalen achter onze inzet te vertellen. Met data laten we zien wat we doen en hoeveel inwoners we bereiken, maar het vertelt niet het hele verhaal. Daarom lichten we per resultaatgebied praktijkvoorbeelden uit. Hiermee nemen we de lezer mee in het proces: waarom we doen wat we doen, hoe we dit aanpakken en vooral wat het oplevert. Niet in abstracte termen, maar vanuit de beleving van inwoners zelf.

Deze kwalitatieve verhalen maken zichtbaar welk verschil onze inzet maakt in het dagelijks leven. Ze laten zien hoe wij bijdragen aan zelfredzaamheid, veiligheid, vertrouwen en perspectief. Juist die menselijke maat is cruciaal om de waarde van sociaal werk goed te begrijpen.