06 Monitoring, rapportage en sturen op inzet

Er zijn een aantal oorzaken die monitoring in de sociale basis lastig maken. Door de vele interveniërende factoren en omdat de sociale basis meer procesgericht dan resultaatgericht is. Daarmee wordt bedoeld dat inzet in de sociale basis gaat om het ondersteunen en versterken van ontwikkelingen in de samenleving (het samen leven). Het proces staat dan centraal, niet het (vooraf berekende) resultaat. Effecten van de inzet in de sociale basis laten zich moeilijk meten, doordat deze vooral op de langere termijn spelen. Hierdoor zijn deze pas op de lange termijn zichtbaar en meetbaar. [21]

Samenwerking en de continuïteit die daarvoor nodig is, maakt het mogelijk verder te komen in het samen leren over (wat werkt in) de sociale basis, en deze hiermee te versterken. [22] Lukt het om met de huidige aanpak/activiteiten de geformuleerde doelen te bereiken? Daar zijn structurele afspraken voor nodig. Want het gesprek over: ‘Wat doen we?', 'Doen we de goede dingen?' en 'Doen we de dingen goed?’, is nooit klaar. Juist daarom is het belangrijk dat alle betrokken partijen expliciet het gesprek met elkaar voeren over wat voor hen de sociale basis is, wat hun visie erop is, hun doelen en (de grenzen van) hun invloed. [23] Dat geldt voor gemeente en Sedna, en dat geldt voor andere partijen wiens inzet betrekking heeft op de sociale basis.

Vanuit de implementatie van het beleidskader wordt een werkwijze ontwikkeld waarin, samen met een uitgebreid consortium van partners, monitoring en sturing op de maatschappelijk opgaves wordt ingericht, o.a. met behulp van data-gedreven werken en doe-agenda's. De monitoring, rapportage en sturing op de inzet van Sedna is (en wordt) ontwikkeld in lijn met de bedoeling/werkwijze vanuit het beleidskader. We zorgen ervoor dat deze ontwikkelingen in lijn met elkaar blijven.

Om te zorgen dat beleid, de praktijk van het sociaal werk en het leven van inwoners goed op elkaar aansluiten is een continu en transparant proces van afstemming en bijstelling noodzakelijk. Dit proces moet passen binnen de beleidscyclus van zowel de gemeente als Sedna. Dit vereist een basis van vertrouwen, waarbij kritische vragen stellen en van elkaar leren essentieel is om de impact zichtbaar te maken en te verbeteren. Ter ondersteuning van dit proces is een monitoring- en overlegstructuur ontwikkeld.

De monitoring- en overlegstructuur richt zich op de volgende onderdelen:

• De basissubsidie;
• De aanvullende opdrachten;
• In samenhang met de doorontwikkeling van het sociaal werk als gevolg van de transformatie in het sociaal domein; de beweging van zorg naar gezondheid.

De gemeente Emmen en Sedna hebben samengewerkt aan het ontwikkelen van een methode om de gemaakte afspraken te monitoren. Het doel hiervan is te sturen op het realiseren van de ambities van de gemeente door inzicht te bieden in het bereik en de gemaakte impact van Sedna (basisopdracht en aanvullende opdrachten), hier het goede gesprek over te voeren en bij te sturen indien noodzakelijk. Er is geen één op één relatie tussen de inzet van Sedna en het realiseren van de maatschappelijke opgaven. De vraagstukken op het gebied van onder andere armoede, kansengelijkheid of participatie zijn te complex om door één partij op te lossen. Sedna levert met haar interventies, samen met andere partijen, een bijdrage aan de gemeentelijke ambities zoals opgenomen in het monitoringsformat.

Het monitoringsformat is nadrukkelijk geen statisch document en kan, indien gewenst, door partijen aangepast worden gedurende het jaar. Aan het einde van het jaar evalueren we gezamenlijk de nieuwe werkwijze.

Het format kent de volgende opbouw:

Om dit gesprek te faciliteren is er een format voor het bespreken van de voortgang opgesteld. Een voorbeeld hiervan is te vinden in bijlage 3. 

Op basis van de monitoring treden de gemeente en Sedna in overleg over de voortgang op de basisopdracht en aanvullende opdrachten. Daarnaast is de transformatie van zorg naar gezondheid en de gevolgen hiervan voor de dienstverlening van Sedna een standaard agendapunt. Om dit overleg op een gestructureerde en eenduidige wijze te laten plaatsvinden is een standaard format met agenda opgesteld met de vragen zoals: Wat gaat goed? Waar zit zorg? Wat is er nodig? Zijn er nieuwe ontwikkelingen met effect op(...)? Het gesprek kan vastgelegd worden in het format en er kunnen rechtstreeks vervolgacties aan gekoppeld worden. Het format voor de bespreking van de voortgang in te vinden in bijlage 4.

Verder is er een planning opgesteld voor de monitoring. Hierin zijn belangrijke data opgenomen rondom de P&C cyclus van de gemeente (jaarrekening begroting etc.), de monitoring (jaarverslag en halfjaarrapportage), de jaarrekening en subsidieaanvraag. Ook is vastgelegd welke overleggen, met wie en met welk doel plaatsvinden in deze planning. Deze planning is te vinden in bijlage 5.