Hoe portfoliomanagement Tintengroep helpt om meer overzicht, focus en impact te creëren
Binnen het sociaal werk gebeurt ontzettend veel. Nieuwe initiatieven ontstaan, projecten worden opgestart, gemeenten stellen nieuwe vragen en medewerkers zetten zich iedere dag in voor inwoners. Maar hoe houd je als organisatie overzicht over alles wat er gebeurt? Hoe zorg je dat projecten elkaar versterken in plaats van overlappen? En hoe laat je zien wat de inzet uiteindelijk oplevert?
Binnen Tintengroep werken we daarom aan portfoliomanagement. Misschien niet direct een term waar iedere medewerker warm van wordt, geven ook Jolanda Wienia (beleidsadviseur portfoliomanagement) en John Langelaar (Nederlandse expert op het gebied van portfoliomanagement) lachend toe. Toch raakt het uiteindelijk aan iets heel praktisch: slimmer samenwerken, meer overzicht creëren en beter zichtbaar maken welke impact sociaal werk heeft.
We zijn met hen in gesprek gegaan over wat portfoliomanagement eigenlijk is, waarom het juist nu belangrijk wordt en wat medewerkers daar straks in de praktijk van gaan merken.
Twee delen, één verhaal
Binnen Tintengroep wordt portfoliomanagement ingericht op twee onderdelen.
Aan de ene kant is er het overzicht van diensten. Dat gaat over de vraag: wat doen we eigenlijk allemaal als organisatie? Welke ondersteuning bieden we aan? Waar gebeurt dat? En wie houdt zich daarmee bezig?
Aan de andere kant is er het portfolio van projecten en programma’s. Dat zijn alle projecten, vernieuwingen en ontwikkelingen waarmee Tintengroep werkt aan verbetering van de dienstverlening. Volgens Jolanda horen die twee onlosmakelijk bij elkaar.
“Met projecten en programma’s werk je aan nieuwe ontwikkelingen of verbeteringen. Het dienstenoverzicht laat vervolgens zien hoe dat uiteindelijk terugkomt in de praktijk.”
John vult aan dat dit precies de kern van portfoliomanagement is: “Je probeert bewust keuzes te maken over welke projecten en programma’s je als organisatie oppakt om je doelen te bereiken. Je kijkt niet alleen naar wat goede ideeën zijn, maar vooral naar wat je écht verder helpt.”
In je woning verbouw je ook niet alles tegelijk
Volgens John worstelen veel organisaties met hetzelfde probleem: er zijn simpelweg meer goede ideeën dan tijd en capaciteit.
“Binnen organisaties werken vaak slimme mensen met goede ideeën. En als je ieder idee apart bekijkt, is er bijna nooit een reden om het níét te doen.” Toch ontstaat daar volgens hem juist het probleem. Hij vergelijkt het met een verbouwing thuis. “Als je tegelijk de badkamer, keuken, woonkamer én tuin gaat aanpakken, loopt uiteindelijk alles vast. Dat gebeurt in organisaties ook.”
Medewerkers ervaren ook binnen Tintengroep dat er verschillende projecten tegelijk lopen en dat er ook nieuwe vragen bijkomen. “Terwijl mensen ook gewoon hun dagelijkse werk hebben.” Portfoliomanagement moet helpen om daarin bewustere keuzes te maken. In volgorde en focus. Welke projecten dragen het meest bij aan de doelen? Welke initiatieven versterken elkaar? En waar zit overlap?
“Door beter overzicht te krijgen, kun je slimmer kiezen,” zegt Jolanda. “Soms blijken van meerdere projecten de doelen dicht bij elkaar te liggen. Dan kun je samenwerken of dingen samenvoegen.”
Waarom juist nu?
De urgentie om hiermee aan de slag te gaan groeit volgens John snel. Dat heeft onder andere te maken met schaarste. “De vraag naar ondersteuning groeit, terwijl er niet onbeperkt mensen beschikbaar zijn. Juist daarom moet je goed nadenken waar je je mensen en tijd op inzet.” Daarnaast ziet hij een bredere maatschappelijke ontwikkeling: organisaties moeten steeds beter laten zien wat hun inzet daadwerkelijk oplevert. “Het gaat niet meer alleen om hoeveel activiteiten je organiseert,” zegt hij. “De vraag is steeds vaker: wat heeft het daadwerkelijk veranderd?”
Die beweging herkent Jolanda ook binnen het sociaal domein. Gemeenten en opdrachtgevers willen steeds vaker weten wat de impact van sociaal werk is. En daarnaast weten veel mensen eigenlijk niet precies wat sociaal werk inhoudt,” vertelt ze. “Bij een ziekenhuis heeft iedereen meteen een beeld. Maar sociaal werk is voor veel mensen abstracter.”
Daarom wordt het steeds belangrijker om goed zichtbaar te maken wat sociaal werk doet én wat dat oplevert voor inwoners.
Niet alleen activiteiten, maar impact
Binnen portfoliomanagement verschuift de aandacht steeds meer van "wat doen we?" naar "wat bereiken we ermee?"
John geeft een voorbeeld uit een andere organisatie waar hij mee werkt. Daar werd gewerkt aan het terugdringen van verzuim. Door projecten en resultaten goed te koppelen, kon zichtbaar worden gemaakt welke aanpak daadwerkelijk zorgde voor minder verzuim.
Binnen Tintengroep is dat soms ingewikkelder, omdat maatschappelijke effecten minder makkelijk meetbaar zijn. Toch wordt daar wel degelijk aan gewerkt. Jolanda noemt bijvoorbeeld thema’s als ondermijning en zelfredzaamheid. “We willen uiteindelijk beter kunnen laten zien welke inzet we hebben gepleegd en wat daarvan het effect is geweest. Zo kunnen onze sociaalwerkorganisaties ook weer beter van elkaar voorbeelden leren.”
Dat betekent niet dat alles morgen perfect meetbaar is. Beide benadrukken dat portfoliomanagement binnen Tintengroep nog volop in ontwikkeling is. “We zijn in 2025 goed van start gegaan,” zegt Jolanda. “We zetten kleine stapjes en leren onderweg.”
Het wiel niet opnieuw uitvinden
Voor medewerkers wordt portfoliomanagement straks vooral zichtbaar in meer overzicht en betere samenwerking.
Een belangrijk onderdeel wordt een dashboard waarin dienstverlening overzichtelijk zichtbaar wordt gemaakt. Medewerkers kunnen daarin straks zien welke initiatieven er binnen Tintengroep al lopen, waar bepaalde expertise zit en welke collega’s ergens ervaring mee hebben.
Dat moet het makkelijker maken om kennis te delen en van elkaar te leren. "Medewerkers willen graag van elkaar leren, ook over de grenzen van hun eigen organisatie heen. Goede voorbeelden zien en weten aan wie je daarover vragen kan stellen." “Als ergens al ervaring is met bijvoorbeeld schoolmaatschappelijk werk of Welzijn op Recept, dan hoef je niet opnieuw zelf het wiel uit te vinden,” zegt Jolanda. “Je kunt dan direct contact opnemen met collega’s die daar al mee bezig zijn.” Juist binnen een organisatie die verspreid werkt over 22 gemeenten is dat waardevol.
“Veel medewerkers weten nu niet altijd wat er elders binnen Tintengroep gebeurt,” vertelt ze. “En dat is eigenlijk zonde, want er gebeurt ontzettend veel moois.” Daarnaast verwachten zij dat medewerkers uiteindelijk ook meer rust gaan ervaren. “Als er duidelijke keuzes worden gemaakt ontstaat er meer focus.”
Ook durven stoppen
Een belangrijk onderdeel van portfoliomanagement is volgens John dat projecten niet eindeloos blijven doorlopen. “Een project heeft in principe een begin en een eind,” zegt hij. Dat klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk soms spannend. Zeker wanneer mensen veel energie in een project hebben gestoken. Toch is juist dat volgens hem belangrijk. Als iets onvoldoende effect heeft, moet je ook kunnen besluiten om te stoppen of een andere richting te kiezen.
Daarmee raakt portfoliomanagement ook aan een spannend onderdeel: keuzes maken betekent soms ook nee zeggen. Ook als ideeën goed zijn, maar de tijd er bijvoorbeeld nog niet rijp voor is. “Kiezen betekent automatisch dat je sommige dingen niet doet,” zegt John. “En dat vraagt uitleg. Die keuzes worden nadrukkelijk niet door de portfoliomanager gemaakt. De directie en het management blijven verantwoordelijk voor de uiteindelijke besluiten. De rol van portfoliomanagement is vooral om overzicht te creëren en inzichtelijk te maken wat de gevolgen van keuzes zijn.
Van zelfstandige projecten naar één gezamenlijk doel
Volgens John zit misschien wel de grootste kracht van portfoliomanagement in de samenwerking die het oplevert.
“Je krijgt meer een gezamenlijke focus,” zegt hij. “Niet ieder team of iedere afdeling op zichzelf, maar samen werken aan dezelfde maatschappelijke doelen.” Daardoor ontstaat meer samenhang tussen projecten en organisatieonderdelen. Mensen gaan beter begrijpen hoe hun eigen werk bijdraagt aan het grotere geheel. Je werkt niet alleen aan een project of activiteit, maar aan meer zelfredzaamheid, minder ondermijning of sterkere gemeenschappen.
Een ontwikkeling door de tijd
Beiden benadrukken dat portfoliomanagement geen project is dat ooit ‘af’ zal zijn. “Volgens mij ben je daar nooit helemaal klaar mee,” zegt John.
Het vraagt blijvend aandacht voor samenwerking, keuzes maken, leren van resultaten en blijven kijken naar wat inwoners en opdrachtgevers nodig hebben. Maar juist daarin zit volgens Jolanda de kracht. “Op het moment dat je beter weet wat je doet, waarom je het doet en wat het oplevert, kun je ook veel beter samenwerken en uitleggen waarom ons werk belangrijk is.”
En uiteindelijk draait het daar bij portfoliomanagement om: niet méér doen, maar bewuster kiezen voor wat echt verschil maakt