13 We geven tijd terug aan sociaal werkers

Hoe zorg je ervoor dat registreren minder tijd kost? Hoe voorkom je dat belangrijke signalen verloren gaan? En hoe maak je het werk werkbaar in een tijd waarin de druk op de sector steeds groter wordt? Auke van der Meij (projectmanager AI en ICT bij Tintengroep) en Laura van de Molengraft-Roling (accountmanager en salesmanager bij myneva), zijn nauw betrokken bij de ontwikkeling. De samenwerking begint met een gedeeld vertrekpunt. Niet eerst techniek bedenken en daarna kijken of het past, maar samen met sociaal werkers testen en onderzoeken wat voor hen werkt. Eerst luisteren naar de praktijk.

“Vanaf dag één zetten we samen een punt op de horizon”, vertelt Auke. “We willen niet dat de één iets vraagt en de ander het uitvoert. We willen samen ontwikkelen.” Dat gebeurt op alle niveaus: van bestuurders tot applicatiebeheerders en van ICT’ers tot sociaal werkers in de praktijk. Volgens Laura zit daar de kracht van de samenwerking. "We delen dezelfde visie. De lijnen zijn kort waardoor we snel schakelen en na toetsten kunnen bijstellen waar nodig. Zo komen we tot een oplossing die echt een bijdrage levert in het dagelijks werk."

Voor veel sociaal werkers hoort registreren erbij. Toch voelt het vaak als iets dat ná het echte werk komt. Door de hectiek van de dag verwerken zij registraties soms pas aan het einde van de dag of zelfs aan het einde van de week. Volgens Auke zit daar een probleem, vooral voor buurtwerkers en jongerenwerkers die veel onderweg zijn. Juist zij zien dagelijks wat er speelt in wijken en buurten. Kleine signalen zeggen vaak veel over grotere ontwikkelingen, maar dan moeten die signalen wel eenvoudig vast te leggen zijn.

“Je bent nu vaak afhankelijk van je laptop”, zegt Auke. “Daardoor moet je echt gaan zitten om te registreren. Dat maakt het iets wat je uitstelt. En als je signalen pas later invoert, vergeet je details.” Vanuit die gedachte ontstaat het idee voor een mobiele app. Eerst gericht op het registreren van signalen in de wijk, later uitgebreid met contactmomenten en rapportages.

“Als je onderweg bent en iets ziet, moet je het meteen kunnen vastleggen”, zegt Laura. “Anders gaat er informatie verloren.” Spraakgestuurd rapporteren maakt dat mogelijk. In plaats van typen spreken sociaal werkers informatie in. Daarna zet de techniek dit om in tekst.

Dat lijkt misschien een kleine verandering, maar de impact is groot. “Je stapt straks na een gesprek in de auto, spreekt je verslag in en bent klaar”, zegt Laura. “Dan hoef je later niet meer alles opnieuw op te halen.” Volgens Auke verandert daarmee ook de beleving van registreren. “Nu sparen mensen het soms op tot vrijdagmiddag. Dan voelt het als een berg werk. We willen dat registreren meer onderdeel wordt van de dag zelf. Minder corvee en meer iets dat vanzelf meeloopt in je werk.”

Bij de ontwikkeling speelt AI een belangrijke rol. Toch benadrukken beide organisaties dat die technologie nooit het uitgangspunt is. “AI is voor ons geen doel”, zegt Auke. “Het gaat erom dat sociaal werkers hun werk goed kunnen blijven doen.” De eerste stap in de app is relatief eenvoudig: spraak omzetten naar tekst. Daarna volgen andere toepassingen, zoals het automatisch samenvatten van gesprekken of het invullen van formulieren.

Laura legt uit dat dit stap voor stap gebeurt. “We beginnen klein. Eerst kijken we of iets werkt en of mensen er echt tijd mee besparen. Daarna bouwen we verder.” Die aanpak is bewust. In zorg en welzijn wordt AI steeds vaker besproken, maar er leven ook vragen. Hoe betrouwbaar is het? Wat betekent het voor privacy? En hoe zorg je ervoor dat de techniek ondersteunend blijft? Daarom testen Tintengroep en Myneva de toepassingen uitgebreid met gebruikersgroepen.

“Het is belangrijk om eerlijk te blijven”, zegt Laura. “AI is niet foutloos. Soms verschijnt er een verkeerd woord. Maar als je alleen nog hoeft te controleren in plaats van alles uit te typen, levert dat alsnog veel tijd op.” Ook Auke ziet dat kleine stappen beter werken dan grote beloftes. “Zolang je klein begint, is struikelen niet zo gevaarlijk. Dan blijf je leren en verbeteren.”

Een belangrijk uitgangspunt in het project is dat sociaal werkers betrokken blijven bij de ontwikkeling. Niet alleen aan het einde, maar juist tijdens het proces. Tintengroep werkt daarom met superusers en kleine testgroepen. Zij proberen onderdelen van de app uit en geven feedback over wat wel en niet werkt. “Vanuit techniek kun je denken dat iets logisch is”, vertelt Auke. “Maar in de praktijk blijkt soms dat het totaal niet werkt voor een sociaal werker. Daarom moet je die praktijkkennis vanaf het begin meenemen.”

Die samenwerking houdt de ontwikkeling dicht bij de dagelijkse realiteit. “Er is technisch heel veel mogelijk”, zegt Laura. “Maar de vraag is steeds: waar heeft de gebruiker echt iets aan?”

De verwachting is dat de app tijd bespaart en daarnaast de kwaliteit van registraties verbetert. Doordat sociaal werkers informatie sneller vastleggen zit een situatie nog vers in het geheugen. Ook verwacht Tintengroep dat er meer signalen uit buurten en wijken worden geregistreerd. Die informatie helpt om beter zicht te krijgen op wat er speelt. 

De samenwerking tussen Tintengroep en myneva verloopt niet altijd zonder discussie. Juist daarin zit volgens beide partijen een deel van het succes. “Het schuurt soms”, zegt Auke lachend. “En dat is goed. myneva wil vooruit en wij zeggen soms: het moet eerst goed aansluiten bij de praktijk.” Laura herkent dat. “Je moet kritisch naar elkaar kunnen zijn. Daardoor houd je elkaar scherp.”

Volgens Auke ontstaat zo iets dat uiteindelijk beter werkt. “Als iedereen alleen maar ja zegt, krijg je niet de beste oplossing.” In 2025 ligt de focus op voorbereiden, bouwen, testen en aanscherpen van de eerste toepassingen. In 2026 volgt de volgende stap: een grotere groep gebruikers gaat ermee werken.

Voor Tintengroep draait deze ontwikkeling uiteindelijk om tijd en aandacht voor inwoners. Tijd voor gesprekken en om goed te zien wat er speelt. En misschien ook tijd om het werk van sociaal werkers iets lichter te maken. “Sociaal werk draait om mensen”, zegt Laura. “Als techniek helpt om daar meer ruimte voor te maken, dan heeft het echt waarde.”

"Binnen onze organisatie geven we die ontwikkeling bewust samen vorm. We ontwikkelen niet ‘van bovenaf’, maar in nauwe samenwerking met professionals. Via lokale managementteams, superusers en het directieteam houden we continu zicht op wat er nodig is. Dat zagen we ook terug in de pilotfase, waar de animo onder medewerkers groot was en de beschikbare plekken snel gevuld waren. Tegelijk realiseren we ons dat dit vaak de voorlopers zijn. Daarom werken we met kleine testgroepen, verzamelen we actief feedback en sturen we bij voordat we opschalen. Onze aanpak noemen we ‘maakkracht’: klein beginnen, in de praktijk testen en vervolgens verder bouwen. Dat geldt ook voor AI. We hebben een intern project ingericht om toepassingen te ontwikkelen en toetsen deze met een afwegingskader op onder andere toepasbaarheid en benodigde digitale vaardigheden. Scholing en begeleiding zijn onderdeel van die aanpak, zodat medewerkers niet alleen leren hoe iets werkt, maar ook wanneer en waarom ze het gebruiken."

"Voor mij zijn er een paar elementen doorslaggevend. Allereerst draagvlak: als het de professional niet helpt, werkt het niet. Technologie moet het werk lichter maken en logisch aansluiten op de dagelijkse praktijk. Daarnaast zijn privacy en betrouwbaarheid randvoorwaardelijk. Data blijft binnen de veilige omgeving van Myneva en de professional houdt altijd de regie door output te controleren en te bevestigen. Met een actieve compliance-werkgroep borgen we dat AI-toepassingen zorgvuldig worden afgewogen op onder andere privacy, veiligheid en ethiek. Daarbij hanteren we één duidelijk principe: human in the loop. AI ondersteunt, maar neemt nooit beslissingen en vervangt het menselijke contact niet. Uiteindelijk draait alles om vertrouwen: dat de techniek werkt, helpt en betrouwbaar is. Alleen dan draagt het echt bij aan waar het om gaat; meer tijd en aandacht voor mensen."