05 Met elkaar, voor elkaar

In 2024 stond het bedrijfsbureau van Tintengroep stil bij een belangrijke vraag: hoe kunnen we onze ondersteuning aan de organisatie zó inrichten dat die niet alleen nu effectief is, maar ook toekomstbestendig? Het antwoord: door kritisch naar jezelf te durven kijken — en collega’s daarin actief mee te nemen. Suzanne Titsing is in 2024 als manager strategie en beleid nauw betrokken bij dit proces en vertelt hoe zij op het proces terugkijkt.

Tintengroep is in 2010 ontstaan vanuit samenwerking tussen een aantal sociaal werkorganisaties. “Het bedrijfsbureau is in het leven geroepen om de sociaal- en pedagogisch werkers en hun organisaties te ontzorgen, zodat zij zich volledig kunnen richten op de inhoud van hun werk met inwoners.” vertelt Suzanne.  Alles wat niet direct met sociaal werk en pedagogisch werk te maken heeft — van HR-ondersteuning tot ICT, van huisvesting tot contractbeheer — wordt centraal opgepakt. Daarbij speelt het bedrijfsbureau ook een belangrijke rol in het borgen van randvoorwaarden die vanuit wet- en regelgeving noodzakelijk zijn, zoals privacybescherming, arbeidsrechtelijke verplichtingen, financiële verantwoording en informatiebeveiliging. De organisaties binnen Tintengroep betalen hiervoor een bijdrage (fee), waarmee het bedrijfsbureau op een professionele en collectieve manier deze ondersteunende taken uitvoert. “We zijn er om het werk van anderen mogelijk te maken — en dat doen we graag goed. 

Sinds de start in 2010 is de organisatie gegroeid. Er zijn nieuwe maatschappelijke opgaven bijgekomen, samenwerkingen intensiever geworden, er is wet- en regelgeving verandert en ga zo maar even door. “We hebben inmiddels met z’n allen de nodige ontwikkelingen doorgemaakt en willen blijven aansluiten bij wat sociaal werk nú en straks nodig heeft. Voor dat soort overzicht is een stap terug en een paar frisse ogen nodig.” vertelt Suzanne. 

De onderzoeken werden uitgevoerd door een extern bureau, dat in nauw overleg met collega’s van binnen én buiten het bedrijfsbureau te werk ging. “Zowel binnen de ondersteunende afdelingen als in het primaire proces hebben we geluisterd naar ervaringen en verbeterkansen die men zag. Het was best spannend om je eigen werk en werkwijze zo onder de loep te nemen. Maar het bracht ook scherpte en mooie gesprekken op gang over waar we goed in zijn — en wat beter kan.”

Wat opviel? “We zagen dat we op veel plekken echt waarde toevoegen, bijvoorbeeld in het ontzorgen van teams en het professioneel begeleiden van processen. Tegelijkertijd kregen we terug dat onze processen soms als omslachtig of onduidelijk worden ervaren. Dat is waardevolle informatie, waarmee we aan de slag kunnen. Denk bijvoorbeeld aan werkstomen waarin één persoon eerst moet goedkeuren, daarna de volgende et cetera. Dat kan ook naast elkaar lopen en daardoor tijd besparen.” 

In 2025 begint de implementatie van de aanbevelingen. Een aantal acties is inmiddels gestart. Denk aan het herontwerpen van processen, het versterken van de samenwerking tussen ondersteunende disciplines, en het beter gebruik maken van digitale middelen om onze dienstverlening toegankelijker, sneller en gebruiksvriendelijker te maken.

“Collega’s gaan merken dat ze sneller en gerichter geholpen worden, en dat we beter aansluiten op hun werkpraktijk. Niet door alles overhoop te halen, maar door slim te verbeteren wat er al is. Toekomstbestendige ondersteuning betekent voor ons: meebewegen met wat de organisatie nodig heeft, zonder onze eigen koers te verliezen. We willen proactief zijn, transparant, en altijd gericht op het mogelijk maken van goed werk.”